Genel kurul toplantılarına, son iki takvim yılı itibariyle birliğin üyesi bulunan, üyelik yükümlülüklerini yerine getirerek son iki takvim yılı içinde üyesi bulunduğu birliğin iştigal sahasına giren maddelerden, üyesi olduğu birlik üzerinden FOB 20.000 ABD dolarının (20.000 ABD doları dahil) üzerinde olmak kaydıyla fiili ihracat ve/veya ihraç kaydıyla satış ve/veya birlik onayına tabi tutulmak şartı ile Türkiye’de ikamet etmeyenlere fatura ile satış yapanlar ve bu durumları birlik kayıtları ile doğrulanan veya gümrük beyannameleri ile tevsik edilen üyeler iştirak edebilmektedir.

E-Birlik Sisteminde yapılan incelemeden, ihracatçı firmaların ilgili Birliklerin iştigal sahasında yer alan maddelerin ihracatını yaptığı halde gümrük beyannamesi kaydı esnasında, referans birlik seçiminde hata yapıldığı, iştigal sahası olan Birlik yerine diğer üye birliklerin, özellikle de sistemde ilk sırada yer alan birliğin seçildiği gözlemlenmiştir. (Üyelik bulunan Birlik bilgisine Üyelik Bilgisi Sorgulama ekranı aracılığıyla ulaşılabilmektedir.)

Gelecek yıllarda yapılacak Genel Kurul toplantılarına katılım konusunda sorun yaşanmamasını teminen, beyanname kaydında ihraç ürününe ait gümrük tarife istatistik pozisyonunun (GTİP) kapsadığı Birliğin referans Birlik olarak seçilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede konuyla ilgili personelin ve/veya gümrük müşavirlerinin bilgilendirilerek ihraç ürününe ait GTİP’nin kapsadığı Birliğin referans Birlik seçilerek beyanname kaydını yapmalarının sağlanması önem arz etmektedir.